Tout sur le logiciel de gestion électronique de documents

Efficace pour assurer le suivi des flux de documents, le logiciel procure une gestion électronique des données. À la fois sécurisé et performant, ce logiciel convient à toutes sortes de services d’une société. Ensemble de pratiques et de techniques, la GED ou Gestion électronique de documents reste utile pour administrer les flux de dossiers dans une entreprise.

GED, de quoi s’agit-il ?

La Gestion électronique de documents est définie comme un processus qui se sert d’outils numériques afin de prendre en charge diverses opérations au sein d’une entreprise. En tant que procédé informatique, le logiciel ged facilite la gestion des documents à partir de moyens électroniques. Ce logiciel renferme ainsi plusieurs actions et opérations en relation avec le traitement des informations. La GED reste une solution à part entière pour favoriser la gestion des documents, notamment les entrées et les sorties.

Une fois utilisé, ce logiciel permet de profiter de quelques fonctions comme :

• le classement de document avec le concept de l’indexation des métadonnées telles que la date, le type, la source, le titre ou des contenus ;
• l’acquisition et l’intégration de documents à partir de la numérisation ;
• l’archivage de documents pour avoir une pertinence des opérations courantes ;
• la diffusion d’informations et des documents enregistrés sous format électronique.

Avoir recours à un logiciel ged permet d’automatiser les tâches dans une entreprise pour rendre la gestion des documents fiable et facile à accéder. Que ce soit pour un travail collaboratif ou pour réduire les risques d’erreurs, l’automatisation fait jouir d’un gain de productivité.

Pourquoi opter pour la GED dans son entreprise ?

Conscients que la recherche de documents est à l’origine de la perte de temps, les concepteurs du logiciel de gestion électronique de données procurent des avantages aux utilisateurs. En premier lieu, la GED est une solution reconnue pour son efficacité à éviter la perte de temps en termes de productivité. Vous pouvez réduire le coût affecté à la recherche de documents.

Lorsque les documents sont numérisés dans un support, ils peuvent être disponibles immédiatement. Vous ne serez plus contraint de produire des documents numériques ni fouiller vos archives pour perdre du temps. D’autre part, les entreprises qui se servent d’un logiciel ged ont une parfaite traçabilité des documents, tout en réduisant la perte de données.

Les documents enregistrés peuvent facilement être partagés et diffusés en interne avec les collaborateurs de l’entreprise. La Gestion électronique de documents rend les données difficiles à accéder préservant ainsi la confidentialité des informations. Vous pouvez aussi gagner de la place, car vous ne rangez plus les documents dans un endroit en particulier. Enfin, la numérisation des documents agit dans une démarche de développement durable puisque vous limitez l’usage de papier.

Comment choisir une GED pour son entreprise ?

La GED ou gestion électronique des documents s’intègre à toutes les entreprises voulant œuvrer dans la numérisation. Vous comptez mettre en place une GED dans votre entreprise ? Vous devez connaître vos besoins en matière de gestion de documents, sans oublier vos objectifs. De nombreux éléments entrent en jeu durant la définition d’une GED pour une entité en particulier :

• le type de documents électroniques à gérer avec leurs quantités ;
• le principe de stockage des documents ;
• l’indexation et le classement des différents fichiers ;
• la gestion des dossiers.

Si vous optez pour les services d’une entreprise créatrice de logiciel de gestion de documents, vous avez la possibilité de faire la demande d’un audit.