Le simple fait de lire des notes de frais vous fait froid dans le dos ? Si vous travaillez dans une entreprise qui se débat toujours avec des systèmes obsolètes, il serait intéressant de se tourner vers un logiciel de notes de frais.
Il est évident qu’utiliser des feuilles de calcul papier ou Excel peut générer plus de problèmes.
Certains des plus grands défis auxquels vous devez faire face lors du traitement manuel des notes de frais sont les tâches chronophages, les retards de remboursement et l’augmentation des coûts.
Un Logiciel pour gérer les notes de frais constituent donc une solution beaucoup plus efficace et plus sûre.
Soumission et suivi des reçus
Non seulement la soumission manuelle des reçus prend du temps, mais cela augmente également le risque de perdre lesdits reçus et l’omission d’un reçu. Les employés doivent se concentrer sur les tâches les plus importantes et non sur le suivi des notes de frais en papier.
Avec un logiciel de gestion des notes de frais, ils peuvent juste prendre une photo de leurs reçus sur place et les extraire pour les inclure dans la note de frais.
De cette façon, vous vous assurez qu’il n’y aura aucun doublon, aucun reçu perdu et aucun retard dans les demandes de remboursement de vos employés.
Réduction des coûts
Le passage des notes de frais traitées manuellement à l’automatisation à l’aide d’un logiciel permet de réaliser des économies. Il faut considérer que le coût moyen d’une note de frais traitée manuellement est d’environ 25 euros.
En comparaison, un logiciel de gestion des dépenses vous permet de réduire ce coût à seulement 6 euros. Par conséquent, l’automatisation réduit les coûts grâce à toutes les fonctionnalités exceptionnelles d’un logiciel de notes de frais.
Investir dans cette solution est certainement l’un des meilleurs moyens d’atteindre vos objectifs.
Visibilité accrue sur les dépenses
Le fait de disposer d’un tel logiciel permet à votre entreprise d’ajuster plus facilement son budget de déplacement et de dépenses. L’automatisation améliore le suivi, le traitement et le stockage des notes de frais, ce qui signifie que vous aurez une meilleure visibilité sur vos dépenses.
L’automatisation vous aide à augmenter la précision de vos rapports, ce qui représente une base solide pour vos futures décisions en matière de gestion des coûts.
Accroître le respect de la politique de dépenses de l’entreprise
La recherche d’une fraude sur les dépenses est une activité qui prend du temps et de l’argent lorsqu’elle est effectuée manuellement. Il est difficile d’éliminer les erreurs humaines lorsque le processus est fait manuellement.
L’automatisation est l’une des mesures les plus importantes que vous puissiez prendre pour identifier les fraudes, accroître le respect de votre politique de dépenses et constater une amélioration du comportement de vos employés.
Le meilleur système de gestion des notes de frais est celui qui évolue avec votre entreprise et vous aide à apporter de réelles améliorations dans la manière dont votre budget est géré et consommé.
Lorsque vous recherchez un logiciel de notes de frais, vous devez vous concentrer sur une solution qui est conviviale et qui et adaptée aux besoins évolutifs de votre entreprise.
